Zmiana biura rachunkowego brzmi jak przeprowadzka z segregatorami, a w praktyce to dwa formularze i jeden mail. Najczęstszy powód, dla którego przedsiębiorcy zostają w złym biurze, to obawa przed bałaganem w trakcie zmiany. Oto jak to zrobić bez bałaganu.
Sygnały, że czas na zmianę
- o kwocie podatku dowiadujesz się w dniu terminu albo po nim,
- na maila czekasz kilka dni, a na telefon nikt nie odbiera,
- nie wiesz, kto prowadzi Twoje księgi — za każdym razem inna osoba,
- faktura za księgowość rośnie o pozycje, których nie rozumiesz,
- biuro nie ma uprawnień w KSeF albo prosi Cię o PDF-y,
- nikt nigdy nie zapytał, czy Twoja forma opodatkowania jest nadal najlepsza,
- potrzebujesz obsługi w innym języku.
Krok 1. Sprawdź umowę
Znajdź okres wypowiedzenia (zwykle 1 miesiąc, czasem 3) i zapis o wydaniu dokumentów. Biuro ma obowiązek zwrócić Ci wszystkie dokumenty i ewidencje po zakończeniu umowy — to Twoja własność, niezależnie od rozliczeń między wami.
Krok 2. Wybierz nowe biuro i datę
Najlepszy moment to początek miesiąca (JDG) lub początek kwartału albo roku (spółka). Stare biuro kończy miesiąc i składa za niego deklaracje; nowe zaczyna od pierwszego dnia następnego. Umów się z nowym biurem przed wypowiedzeniem starego — wtedy nie ma luki.
Krok 3. Wypowiedz umowę na piśmie
Krótki mail lub list: data, numer umowy, informacja o wypowiedzeniu z zachowaniem okresu, prośba o przygotowanie dokumentów do odbioru i o wskazanie terminu ostatnich deklaracji. Bez uzasadnień — nie musisz tłumaczyć powodów.
Krok 4. Pełnomocnictwa
Nowe biuro dostaje pełnomocnictwa: UPL-1 (deklaracje do urzędu skarbowego), PEL (ZUS) i uprawnienia w KSeF. Stare pełnomocnictwa odwołujesz formularzem OPL-1 i przez PUE ZUS — inaczej stare biuro nadal ma dostęp do Twoich danych. Nowe biuro zwykle przygotowuje wszystkie formularze do podpisu Profilem Zaufanym.
Krok 5. Odbiór dokumentów
Lista dla JDG: KPiR lub ewidencja przychodów za bieżący i poprzedni rok, rejestry VAT, ewidencja środków trwałych, deklaracje i JPK z UPO, potwierdzenia ZUS, umowy pracowników, listy płac. Dla spółki dodatkowo: bilans otwarcia, zestawienie obrotów i sald, dziennik, polityka rachunkowości, sprawozdania. Nowe biuro może odebrać to bezpośrednio od starego — wystarczy Twoja zgoda mailem.
Krok 6. Weryfikacja
Dobre nowe biuro sprawdza ostatnie 12 miesięcy: czy deklaracje zgadzają się z księgami, czy salda ZUS i VAT są czyste, czy amortyzacja jest prawidłowa. Jeśli znajdzie błędy, proponuje korektę — lepiej teraz niż podczas kontroli. Za błędy odpowiada biuro, które je popełniło (i jego OC), więc weryfikacja jest w Twoim interesie.
Ile to kosztuje i trwa
W większości biur przejęcie jest bezpłatne — w cenie abonamentu. Cały proces zajmuje 2–4 tygodnie od wypowiedzenia do pierwszej deklaracji z nowego biura. Twojego czasu to około godziny: podpisy i jeden mail.
Jak wygląda przejęcie u mnie: zmiana biura rachunkowego. Na co patrzeć przy wyborze: ile kosztuje biuro rachunkowe w Warszawie.