Wdrożenie KSeF — od konta po pierwszą e-fakturę
Obowiązkowe e-faktury działają od lutego i kwietnia 2026. Ustawiam KSeF w kilka dni, nadaję uprawnienia i pokazuję, jak wystawiać faktury bez błędów.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, jest obowiązkowy: od 1 lutego 2026 dla większych firm, od 1 kwietnia 2026 dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Do 31 grudnia 2026 trwa okres bez kar, sankcje zaczną się od 2027. Wdrażam KSeF w małych firmach w kilka dni — od konta po pierwszą fakturę.
Co obejmuje wdrożenie KSeF
- uwierzytelnienie w KSeF: Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub token,
- nadanie uprawnień — Tobie, pracownikom i mnie jako biuru,
- wybór sposobu wystawiania: aplikacja KSeF, program do faktur lub system sprzedażowy,
- konfiguracja programu, testy na środowisku demo,
- proces odbioru faktur zakupowych i ich przekazywania do księgowości,
- instrukcja krok po kroku i krótkie szkolenie — po polsku, ukraińsku lub rosyjsku,
- wsparcie w tryb offline24 i przy awarii systemu.
Cena
Od 300 zł netto za wdrożenie jednorazowo. Dla klientów abonamentowych bieżąca obsługa KSeF — wystawianie w Twoim imieniu i odbiór faktur — jest w cenie księgowości.
Terminy KSeF 2026
| Data | Co się zmienia |
|---|---|
| 1.02.2026 | obowiązek KSeF dla podatników ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 |
| 1.04.2026 | obowiązek KSeF dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców |
| do 31.12.2026 | okres przejściowy bez kar; można wystawiać faktury z kas fiskalnych, brak obowiązku numeru KSeF w przelewie |
| od 1.01.2027 | sankcje za brak faktur w KSeF, obowiązek numeru KSeF w płatnościach (w tym MPP) |
Kogo dotyczy, a kogo nie
KSeF obejmuje wszystkich podatników VAT z siedzibą w Polsce — także zwolnionych z VAT (nievatowców), którzy wystawiają faktury innym firmom. Nie dotyczy faktur dla konsumentów (B2C) — te można wystawiać poza systemem, choć dobrowolnie mogą trafić do KSeF. Faktury od zagranicznych kontrahentów przychodzą poza KSeF. Firmy bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce są zwolnione.
Jak wystawia się fakturę w KSeF
- Logujesz się do KSeF Profilem Zaufanym lub przez program do faktur.
- Wypełniasz fakturę w strukturze FA(3) — program robi to za Ciebie.
- Wysyłasz do KSeF; system nadaje numer KSeF i datę — to jest data wystawienia.
- Kontrahent widzi fakturę w swoim KSeF; możesz też wysłać mu wizualizację PDF z kodem QR.
- Faktura jest w systemie 10 lat — nie musisz jej archiwizować.
Najczęstsze błędy przy starcie
- brak uprawnień dla biura rachunkowego — faktury zakupowe nie trafiają do księgowości,
- wystawianie faktury poza KSeF i wysyłanie PDF-em — od 2027 to brak faktury,
- korekty robione „na starych zasadach” — w KSeF korektę wystawia się do numeru KSeF,
- faktura na konsumenta z NIP-em, wystawiona poza systemem,
- nieprzygotowany tryb offline24 na wypadek awarii.
Instrukcja krok po kroku: KSeF dla małej firmy — jak wystawiać faktury. Wdrożenie łączę z księgowością JDG i spółek.