Księgowość dla twórców AI

Generujesz grafiki, wideo, muzykę lub głos, sprzedajesz prompty, presety i szablony, prowadzisz kurs o AI, budujesz automatyzacje no-code albo kanał na YouTube z treściami AI. Przychody idą z Etsy, Gumroad, Patreona, AdSense i od klientów z zagranicy, a koszty to głównie subskrypcje w dolarach. Prowadzę księgowość dla twórców treści AI i freelancerów korzystających z AI: ryczałt we właściwej stawce, VAT-UE, import usług, raporty platform i przeliczenia po kursie NBP — tak, żeby rozliczenie zgadzało się z tym, co widzi urząd.

Firma czy działalność nierejestrowana

Jeśli miesięczny przychód nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia — w 2026 to 3 604,50 zł — możesz działać bez rejestracji: bez ZUS, z rozliczeniem w PIT-36 jako „inne źródła”. Powyżej tego progu potrzebne jest JDG. Twórcy AI zwykle przekraczają go szybko, a firma i tak daje więcej: ulga na start, ryczałt 8,5% lub 12%, faktury dla klientów z UE i możliwość wrzucenia subskrypcji w koszty. Przy zakładaniu dobieram kody PKD: 59.11.Z (produkcja filmów i nagrań wideo), 90.03.Z (działalność twórcza), 63.12.Z (portale), 62.01.Z (oprogramowanie), 85.59.B (kursy), 73.11.Z (reklama) — lub ich odpowiedniki w PKD 2025. Pomagam też z samą rejestracją: założenie działalności.

Jaka stawka ryczałtu dla twórcy AI

• 8,5% — generowanie grafik, wideo, muzyki i głosu na zlecenie, awatary AI, montaż, sprzedaż promptów, presetów i szablonów, kursy o AI, konsulting AI, przychody z portali i kanałów,
• 12% — automatyzacje, integracje, boty i usługi związane z oprogramowaniem (PKWiU 62.01), także no-code, jeśli to usługa programistyczna,
• 15% — usługi reklamowe i pośrednictwo, np. prowadzenie kampanii z treściami AI za prowizję.

Stawka zależy od PKWiU faktycznie wykonanej usługi, nie od kodu PKD w CEIDG. Jeden twórca ma często dwa lub trzy rodzaje przychodów — wtedy prowadzę ewidencję z podziałem i każdą wpłatę przypisuję do właściwej stawki. Składka zdrowotna na ryczałcie jest stała, według progów przychodu 60 000 i 300 000 zł. Gdy koszty są wysokie (sprzęt, zespół, duże budżety reklamowe), liczę też wariant KPiR: skala 12%/32% albo liniowy 19%. Szczegóły: JDG na ryczałcie.

Subskrypcje AI z zagranicy to import usług

ChatGPT, Midjourney, Runway, ElevenLabs, hosting i reklama — faktury przychodzą z Irlandii lub USA bez VAT. To nie znaczy, że VAT nie ma. Dla polskiej firmy to import usług i tu jest najczęstszy błąd twórców AI:

• nievatowiec (zwolniony z VAT) musi zarejestrować się do VAT-UE (formularz VAT-R), co miesiąc rozliczyć 23% VAT od tych faktur w deklaracji VAT-9M do 25. dnia następnego miesiąca i zapłacić go — bez prawa do odliczenia; na KPiR ten VAT jest kosztem,
• czynny podatnik VAT nalicza i odlicza ten sam VAT w JPK_V7 — operacja jest neutralna.

Brak VAT-9M wychodzi przy kontroli jako dopłata z odsetkami za cały okres. W abonamencie pilnuję rejestracji VAT-UE, deklaracji VAT-9M i tego, żeby każda subskrypcja była na dane firmy z NIP.

Przychody z platform i reklam

Kto jest stroną umowy, decyduje o fakturze. Google AdSense (Google Ireland), Patreon (Patreon Ireland), Etsy (Etsy Ireland), OpenAI (OpenAI Ireland) to firmy z UE — faktura bez VAT z odwrotnym obciążeniem, numer VAT-UE i informacja VAT-UE są obowiązkowe nawet u zwolnionego z VAT. Midjourney to firma z USA — faktura bez VAT, bez VAT-UE, z adnotacją „nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce”. Przy innych platformach sprawdź w regulaminie, jaki podmiot i z jakiego kraju podpisuje z Tobą umowę. Od 1.04.2026 faktury dla kontrahentów zagranicznych też wystawia się w KSeF (odbiorca dostaje wizualizację lub kod QR), bez kar do 31.12.2026.

Sprzedaż plików cyfrowych konsumentom (prompty, presety, szablony, e-booki) to usługa elektroniczna: VAT kraju konsumenta w UE po przekroczeniu 10 000 euro rocznie, rozliczany w procedurze OSS. Przy sprzedaży przez Etsy lub Gumroad platforma zwykle sama rozlicza VAT jako „dostawca domniemany” — sprawdź w regulaminie. Przychody w USD i EUR przeliczam po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem uzyskania przychodu. Prowizja platformy jest kosztem na KPiR, ale na ryczałcie podatek liczy się od kwoty brutto przed prowizją — to ważna pułapka. Platformy raportują wypłaty do administracji skarbowej (DAC7), więc księgi muszą zgadzać się z raportami z platform.

Prawo autorskie, 50% kosztów i IP Box

W polskim prawie utworem jest tylko efekt twórczości człowieka. Grafika, tekst czy muzyka wygenerowane w całości przez AI nie są chronione prawem autorskim — nie da się do nich zastosować 50% kosztów uzyskania przychodu ani IP Box. Jeśli istotnie przetwarzasz materiał (scenariusz, kompozycja, montaż, retusz, własny kod automatyzacji), ochrona może dotyczyć tej części. To ocena indywidualna — nie stosuję 50% kosztów „z automatu”, bo przy kontroli to twórca korzystający z AI musi wykazać wkład człowieka. Przy automatyzacjach i oprogramowaniu dochodzi temat stawki 12%: księgowość dla IT.

Koszty twórcy AI

Subskrypcje AI i oprogramowanie, komputer, karta graficzna, mikrofon, kamera, oświetlenie, internet, część czynszu, kursy, reklama, prowizje platform, usługi podwykonawców na umowie, księgowość, ZUS. Na ryczałcie kosztów nie odliczasz — ale przy niskich kosztach ryczałt i tak wygrywa. Barter ze sponsorem (sprzęt lub subskrypcja za materiał) jest przychodem. Pomagam zdecydować, czy przy Twojej strukturze kosztów lepszy jest ryczałt czy KPiR, i co roku to sprawdzam.

Ile kosztuje księgowość dla twórców AI

Księgowość JDG od 350 zł netto miesięcznie z 20 dokumentami: ryczałt lub KPiR, VAT-UE, VAT-9M lub JPK_V7, ZUS, raporty platform i roczny PIT w cenie. Wdrożenie KSeF od 300 zł netto. Wszystko online, po polsku, ukraińsku lub rosyjsku. Pierwsza rozmowa 30 minut jest bezpłatna: księgowość online.