Księgowość dla IT i B2B — ryczałt 12%, VAT-UE, IP Box

Prowadzę księgowość dla programistów, testerów, DevOps, UX i innych specjalistów IT na kontraktach B2B — z Warszawy i całej Polski. Ryczałt 12% lub 8,5%, VAT-UE przy klientach z zagranicy, IP Box, koszty sprzętu i rozliczenia w walutach. Wszystko online.

Dla kogo

• programiści i inżynierowie na B2B z polskimi software house’ami,
• kontraktorzy pracujący dla firm z UE, USA lub Wielkiej Brytanii,
• freelancerzy IT z wieloma klientami i platformami,
• małe spółki IT i startupy — pełna księgowość,
• specjaliści z Ukrainy i Białorusi na B2B — obsługa po ukraińsku i rosyjsku.

Ryczałt 12% czy 8,5% — jaka stawka dla IT

Stawka ryczałtu zależy od kodu PKWiU usługi. 12% obejmuje usługi związane z oprogramowaniem (PKWiU 62.01.1), doradztwo w zakresie oprogramowania (62.02), zarządzanie siecią i systemami (62.03) oraz projektowanie oryginałów oprogramowania. 8,5% może dotyczyć usług, które nie są programowaniem: analiza biznesowa, testowanie manualne, UX research, project management, szkolenia. Granica bywa cienka — kluczowa jest treść umowy i faktycznie wykonywane czynności. Pomagam opisać usługi w umowie tak, aby stawka była bezpieczna, a w wątpliwych przypadkach składamy wniosek o interpretację indywidualną.

Kiedy skala lub liniowy zamiast ryczałtu

Przy dochodach do około 100 000 zł rocznie i ulgach (dzieci, wspólne rozliczenie) skala 12% z kwotą wolną bywa lepsza od ryczałtu. Powyżej 200 000 zł, jeśli masz spore koszty (sprzęt, auto, biuro, delegacje), rozważ liniowy 19% z KPiR. Dla większości kontraktorów IT z niskimi kosztami wygrywa jednak ryczałt 12% — także przez przewidywalną składkę zdrowotną. Liczę wszystkie trzy warianty na Twojej stawce godzinowej.

VAT i VAT-UE dla klientów z zagranicy

Usługi dla firmy z innego kraju UE nie podlegają polskiemu VAT — wystawiasz fakturę bez VAT z adnotacją „odwrotne obciążenie” i numerem VAT-UE swoim i klienta. Do tego potrzebna jest rejestracja VAT-UE (formularz VAT-R), nawet jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT w Polsce. Co miesiąc składam informację VAT-UE. Klienci spoza UE (USA, UK, Szwajcaria) — faktura bez VAT, bez VAT-UE, ale z dokumentacją miejsca świadczenia. Faktury w EUR lub USD przeliczam po kursie NBP z dnia poprzedzającego.

IP Box — 5% dla twórców oprogramowania

Ulga IP Box pozwala opodatkować 5% dochód z kwalifikowanych praw własności intelektualnej — na przykład autorskiego prawa do programu komputerowego, jeśli powstaje w ramach działalności badawczo-rozwojowej. Dotyczy skali i podatku liniowego (nie ryczałtu). Wymaga osobnej ewidencji IP Box, wskaźnika nexus i najczęściej interpretacji indywidualnej. Opłaca się przy wyższych dochodach i przenoszeniu praw autorskich na klienta. Prowadzę ewidencję i przygotowuję dokumentację do wniosku.

Koszty w IT: co odliczysz na KPiR

• laptop, monitory, telefon — jednorazowo do 10 000 zł netto, powyżej amortyzacja,
• subskrypcje: IDE, chmura, licencje, AI, hosting,
• kursy, konferencje, książki branżowe, certyfikaty,
• biuro lub coworking, część kosztów mieszkania przy pracy z domu,
• składki ZUS, księgowość, ubezpieczenie OC,
• samochód — 75% kosztów przy użytku mieszanym.

Jak wygląda współpraca

Jedna faktura miesięcznie dla klienta, dwie lub trzy faktury kosztowe — większość kontraktorów mieści się w pakiecie 350 zł netto z 20 dokumentami. Faktury wystawiasz w KSeF (pokazuję jak) albo wystawiam je ja. Co miesiąc dostajesz wiadomość z kwotą ryczałtu i ZUS. Raz w roku sprawdzam, czy stawka i forma są nadal optymalne. Cała obsługa online: księgowość online.