Zmiana biura rachunkowego — dwa pełnomocnictwa i resztę robię ja
Przejmuję księgowość JDG i spółek od innych biur: odbieram dokumenty, sprawdzam księgi, pilnuję ciągłości deklaracji.
Zmiana biura rachunkowego nie musi być stresem. Wystarczą dwa pełnomocnictwa i wypowiedzenie — resztę, czyli odbiór dokumentów i sprawdzenie ksiąg, robię ja. Najlepszy moment to przełom miesiąca, kwartału lub roku, ale przejmuję firmy także w trakcie.
Kiedy warto zmienić biuro
- nie wiesz, kto prowadzi Twoje księgi, a na maila czekasz tydzień,
- dowiadujesz się o podatku w dniu terminu — albo po nim,
- faktura za księgowość rośnie o „dodatkowe pozycje”, których nie rozumiesz,
- biuro nie wdrożyło KSeF albo nie chce nadać sobie uprawnień,
- nikt nie sprawdził, czy Twoja forma opodatkowania jest wciąż najlepsza,
- potrzebujesz obsługi po ukraińsku lub rosyjsku.
Jak zmienić biuro rachunkowe krok po kroku
- Sprawdź umowę z obecnym biurem: okres wypowiedzenia (zwykle 1 miesiąc) i kto przechowuje dokumenty.
- Bezpłatna rozmowa ze mną — 30 minut. Ustalamy datę przejęcia i cenę.
- Wypowiedzenie na piśmie do starego biura — mogę przygotować wzór.
- Nowe pełnomocnictwa: UPL-1 do urzędu skarbowego i PEL do ZUS. Stare odwołujemy (OPL-1).
- Odbiór dokumentów: KPiR lub księgi, ewidencje VAT, rejestry środków trwałych, deklaracje, umowy pracowników, wydruki z ZUS. Robię listę i kontaktuję się z biurem.
- Weryfikacja: sprawdzam ostatnie deklaracje, salda ZUS i VAT, spójność ksiąg. Jeśli coś jest do poprawy — korygujemy.
- Start: od pierwszego dnia miesiąca dokumenty trafiają do mnie, a Ty dostajesz jedną wiadomość z kwotami i terminami.
Kiedy najlepiej zmienić biuro
Od nowego roku — najczystsza sytuacja: stare biuro zamyka rok i robi PIT, ja zaczynam od stycznia. Od nowego miesiąca lub kwartału — dobra opcja dla JDG; przejmuję bieżące księgi po ostatniej deklaracji. W trakcie miesiąca — możliwe, ale trzeba ustalić, kto składa deklarację za ten miesiąc. Dla spółek z o.o. najlepiej od początku roku obrotowego lub po zamknięciu kwartału.
Jakie dokumenty odbieram od poprzedniego biura
- JDG: KPiR lub ewidencja przychodów, rejestry VAT, ewidencja środków trwałych, deklaracje i JPK, potwierdzenia ZUS,
- spółka: bilans otwarcia, zestawienie obrotów i sald, dziennik, ewidencje, polityka rachunkowości, sprawozdania,
- kadry: akta osobowe, listy płac, deklaracje ZUS, PIT-11, ewidencje czasu pracy,
- zawsze: kopie umów, pełnomocnictwa, dostęp do KSeF.
Kto odpowiada za błędy sprzed zmiany
Za deklaracje złożone przez poprzednie biuro odpowiada to biuro (i jego ubezpieczyciel OC) — o ile błąd wynikał z jego pracy, a nie z braku dokumentów. Dlatego przy przejęciu robię przegląd ostatniego roku: jeśli znajdę nieprawidłowości, informuję Cię i proponuję korektę, zanim zrobi to urząd.
Ile kosztuje zmiana
Przejęcie dokumentów i weryfikacja są w cenie abonamentu — JDG od 350 zł netto, spółka od 900 zł netto miesięcznie. Nie pobieram opłaty za start. Więcej w cenniku i na blogu: jak wybrać biuro rachunkowe.