Księgowość dla firm transportowych — koszty aut, VAT-UE i kierowcy

Firma transportowa to koszty aut, paliwa, leasingu i kierowców, faktury z całej Europy, VAT z zagranicy i terminy, które nie czekają, gdy jesteś w trasie. Prowadzę księgowość dla przewoźników, firm kurierskich, busów i kierowców na własnej działalności — z Warszawy, Marek, Ząbek i całej Polski, także po ukraińsku i rosyjsku.

Ryczałt 5,5% czy KPiR

Transport samochodowy pojazdami powyżej 2 ton ma ryczałt 5,5%; busy do 2 ton i kurierzy — 8,5%. Ryczałt opłaca się kierowcy z jednym autem i niskimi kosztami. Firma z kilkoma pojazdami, leasingiem i pracownikami zwykle wychodzi lepiej na KPiR (skala lub liniowy) — koszty paliwa, leasingu, ubezpieczeń i wynagrodzeń obniżają dochód. Przy flocie i kontraktach zagranicznych — spółka z o.o..

Koszty pojazdów w transporcie

• ciężarówki i busy to środki trwałe — amortyzacja lub leasing w kosztach w 100%, bez limitu jak dla osobówek,
• paliwo, AdBlue, opony, serwis, myjnia, parkingi, opłaty drogowe (e-TOLL, viaTOLL zagraniczne),
• ubezpieczenia OC, AC, OCP przewoźnika,
• diety i ryczałty za noclegi kierowców — zgodnie z Pakietem Mobilności,
• licencje, zezwolenia, tachografy, GPS, giełdy transportowe.

VAT w transporcie międzynarodowym

Transport towarów dla firmy z UE — odwrotne obciążenie, faktura bez VAT z VAT-UE. Transport międzynarodowy poza UE — stawka 0% z dokumentacją (CMR). VAT zapłacony za granicą (paliwo, opłaty drogowe) odzyskujesz przez VAT-REF — składam wnioski. Dla kierowców i przewoźników z Ukrainy wyjaśniam, czym różni się VAT polski od ukraińskiego i jak działa VAT-UE.

Kierowcy i kadry

Zatrudnienie kierowców to czas pracy, diety, ryczałty za noclegi, wynagrodzenie zagraniczne według Pakietu Mobilności, zaświadczenia A1 i zgłoszenia delegowania. Przy kierowcach z Ukrainy — zezwolenia i powiadomienia PUP, świadectwa kierowcy. Prowadzę kadry od 60 zł netto za osobę, a umowy i informacje kadrowe tłumaczę pracownikom.

Księgowość w trasie

Dokumenty przesyłasz zdjęciem z telefonu — z parkingu, z bazy, z domu. Faktury z KSeF pobieram sama, wyciągi bankowe rozliczam z płatnościami. Co miesiąc dostajesz jedną wiadomość: ZUS, podatek, VAT i terminy. Gdy przychodzi pismo z urzędu albo kontrola ITD dotycząca dokumentów finansowych — reprezentuję Cię na podstawie pełnomocnictwa.

Cena

Kierowca na własnej działalności: 350 zł netto miesięcznie. Firma z kilkoma autami i pracownikami: JDG od 350 zł plus kadry lub spółka od 900 zł netto — wycena po rozmowie, bo liczba dokumentów w transporcie bywa duża. Lokalnie: biuro dla firm z Marek i Ząbek.

Zakładasz firmę transportową?

Pomagam wybrać PKD (49.41 transport drogowy towarów, 49.39 przewóz osób, 53.20 kurierzy), formę opodatkowania i ulgę ZUS, składam wniosek CEIDG i od razu ustawiam KSeF oraz VAT-UE, jeśli planujesz zlecenia z zagranicy. Licencję transportową i zezwolenia załatwiasz w starostwie — podpowiadam, jakie dokumenty finansowe (zabezpieczenie 9 000 euro na pierwszy pojazd) trzeba przygotować.