Kasa fiskalna jest obowiązkowa tylko wtedy, gdy sprzedajesz osobom prywatnym — i nawet wtedy nie zawsze. Większość JDG usługowych i B2B kasy nie potrzebuje wcale. Poniżej: limit 20 000 zł, lista branż bez zwolnienia, zwolnienie za płatności przelewem, kasy online i wirtualne oraz ulga na zakup.
Kto w ogóle musi mieć kasę
Kasa rejestruje sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych. Jeśli Twoimi klientami są wyłącznie firmy (wystawiasz faktury na NIP), kasa Cię nie dotyczy — bez względu na obroty. To najczęstsze nieporozumienie: freelancer, programista, agencja B2B nie potrzebują kasy.
Zwolnienie do 20 000 zł obrotu
Sprzedaż dla osób prywatnych do 20 000 zł rocznie jest zwolniona z kasy. W pierwszym roku limit liczy się proporcjonalnie do liczby dni działalności. Po przekroczeniu masz 2 miesiące (licząc od końca miesiąca, w którym przekroczyłeś) na zakup i fiskalizację kasy. Limit dotyczy obrotu dla osób prywatnych, nie całego przychodu.
Zwolnienie za płatności bezgotówkowe
Jeśli zapłatę za usługę lub towar (w sprzedaży wysyłkowej) otrzymujesz w całości przelewem, kartą lub przez operatora płatności, a z ewidencji i dowodów wynika, kto i za co zapłacił — kasy nie potrzebujesz, nawet powyżej 20 000 zł. To zwolnienie ratuje sklepy internetowe i usługi online. Warunek: żadnej gotówki. Jedna płatność gotówką za usługę powoduje obowiązek kasy dla całej sprzedaży.
Branże bez zwolnienia — kasa od pierwszej sprzedaży
- fryzjerzy, kosmetyczki, salony urody, tatuażyści,
- gastronomia (stacjonarna i catering), z wyjątkiem stołówek,
- warsztaty samochodowe, wulkanizacja, myjnie (od 2024 z automatami),
- lekarze, dentyści, fizjoterapeuci — usługi medyczne dla osób prywatnych,
- prawnicy i doradcy (z wyjątkiem notariuszy), usługi księgowe dla osób prywatnych,
- przewóz osób (taksówki), parkingi,
- sprzedaż paliw, alkoholu, wyrobów tytoniowych, perfum, części samochodowych, sprzętu RTV i fotograficznego, komputerów,
- usługi kulturalne i rozrywkowe, wstęp na siłownię, do klubów,
- od 2025 — usługi noclegowe i wynajem krótkoterminowy.
Jeśli jesteś na tej liście, pierwsza sprzedaż dla klienta prywatnego musi być na kasie — zwolnienie 20 000 zł nie działa.
Kasa online, wirtualna czy z papierową kopią
Od 2021 nowe kasy muszą być kasami online (łączą się z Centralnym Repozytorium Kas). Kasa wirtualna to aplikacja na telefonie lub tablecie — od kilkunastu złotych miesięcznie, dostępna dla wybranych branż (transport, gastronomia, hotele, e-commerce, usługi). Kasy z elektroniczną kopią można używać do wyczerpania pamięci. Dla większości małych firm usługowych kasa wirtualna jest najtańsza i najwygodniejsza.
Ulga na zakup kasy — 700 zł
Przy zakupie pierwszej kasy online w terminie odliczysz 90% ceny netto, maksymalnie 700 zł. Czynny podatnik VAT odlicza w deklaracji, zwolniony — składa wniosek o zwrot. Warunek: rozpoczęcie ewidencji w terminie i używanie kasy przez 3 lata.
Obowiązki po zakupie
- fiskalizacja przez serwis i nadanie numeru ewidencyjnego przez urząd,
- paragon przy każdej sprzedaży, wydany klientowi (lub e-paragon za zgodą),
- raport dobowy i miesięczny (kasy online robią to automatycznie),
- przegląd techniczny co 2 lata — brak przeglądu to 300 zł kary,
- faktura do paragonu tylko, jeśli paragon ma NIP nabywcy.
Kasa a KSeF i ryczałt
KSeF nie zastępuje kasy — paragony nie idą do KSeF. Sprzedaż paragonowa trafia do ewidencji przez raport okresowy. Na ryczałcie kasa działa tak samo; przychód z kasy wpisujesz do ewidencji przychodów według stawek.
Jeśli nie wiesz, czy Twoja usługa jest na liście branż bez zwolnienia, albo zbliżasz się do 20 000 zł — sprawdzę to i pomogę wybrać kasę wirtualną w ramach księgowości JDG. O rejestracji do VAT, która często idzie w parze z kasą: zwolnienie z VAT w 2026.
Najczęstsze pytania
Czy muszę mieć kasę, jeśli sprzedaję tylko przez internet?
Nie, jeśli wszystkie płatności są bezgotówkowe (przelew, karta, operator płatności), a z ewidencji wynika, kto i za co zapłacił. Sprzedaż za pobraniem gotówkowym u kuriera to płatność gotówką — trzeba ją rozliczyć na kasie lub zrezygnować z tej opcji.
Czy paragon trzeba drukować?
Nie zawsze. Za zgodą klienta możesz wystawić e-paragon i przesłać go elektronicznie (np. w aplikacji lub mailem) — kasa online musi to obsługiwać. Bez zgody klienta paragon papierowy jest obowiązkowy.
Co, jeśli kasa się zepsuje?
Bez kasy nie możesz sprzedawać osobom prywatnym. Wyjścia: kasa rezerwowa albo wstrzymanie sprzedaży do naprawy. Awarię zgłaszasz do serwisu, a przerwę w ewidencji dokumentujesz. Dlatego w handlu stacjonarnym warto mieć drugą, choćby wirtualną kasę.