Nie każda firma musi być vatowcem. Do określonego limitu obrotu możesz korzystać ze zwolnienia podmiotowego: wystawiać faktury bez VAT, nie składać JPK i nie martwić się o odliczenia. Pytanie brzmi: kiedy to się opłaca, a kiedy lepiej zarejestrować się dobrowolnie. Oto zasady na 2026 rok.
Limit zwolnienia z VAT w 2026
Od 1 stycznia 2026 limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł rocznej sprzedaży (do końca 2025 było to 200 000 zł). Liczysz go dla roku kalendarzowego; jeśli zaczynasz w trakcie roku, limit jest proporcjonalny do liczby dni. Do limitu wlicza się sprzedaż opodatkowana, ale nie: sprzedaż zwolniona przedmiotowo (np. usługi medyczne), środki trwałe ani transakcje pomocnicze.
Kto nie może korzystać ze zwolnienia
- usługi prawnicze, doradcze (poza rolniczym), jubilerskie, ściąganie długów,
- sprzedaż wyrobów z metali szlachetnych, towarów akcyzowych (z wyjątkami), części samochodowych, elektroniki, kosmetyków w sprzedaży wysyłkowej,
- firmy bez siedziby w Polsce.
Programista, grafik, fryzjerka, sklep z odzieżą — mogą. Prawnik i sprzedawca elektroniki online — nie, od pierwszej sprzedaży.
Co się dzieje po przekroczeniu limitu
Zwolnienie traci moc od transakcji, którą przekraczasz limit — ta sprzedaż jest już opodatkowana. Masz obowiązek złożyć VAT-R przed dniem przekroczenia (w praktyce: gdy widzisz, że w tym miesiącu przekroczysz). Od tego momentu wystawiasz faktury z VAT, składasz JPK_V7 do 25. dnia miesiąca i odliczasz VAT z zakupów. Powrót do zwolnienia jest możliwy najwcześniej po roku od utraty prawa, jeśli obrót spadł poniżej limitu.
Kiedy zwolnienie się opłaca
Gdy Twoi klienci to konsumenci lub firmy zwolnione z VAT — bez VAT jesteś dla nich o 23% tańszy albo masz o 23% wyższą marżę. Typowo: fryzjer, korepetytor, kosmetyczka, trener, drobne usługi dla osób prywatnych. Warunek: niewielkie zakupy z VAT, bo nie masz z czego go odliczyć.
Kiedy warto być vatowcem dobrowolnie
- klienci to firmy-vatowcy — dla nich Twój VAT jest neutralny, a Ty odliczasz VAT z zakupów,
- kupujesz drogi sprzęt, auto, towar — odzyskujesz 23%,
- pracujesz dla firm z UE — potrzebujesz VAT-UE (można też jako zwolniony, ale rejestracja upraszcza),
- handel i e-commerce — bez VAT tracisz na każdym zakupie towaru.
Faktura bez VAT — jak ją wystawić
Firma zwolniona wystawia fakturę bez stawki i kwoty VAT, z adnotacją o podstawie zwolnienia: „zwolnienie podmiotowe na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”. Od 1 kwietnia 2026 również nievatowcy wystawiają faktury dla firm w KSeF. Ewidencję sprzedaży za każdy dzień prowadzisz, by kontrolować limit; deklaracji nie składasz.
JPK_V7 — co to i kto składa
JPK_V7 to plik łączący deklarację VAT i ewidencję — składa go każdy czynny podatnik VAT co miesiąc (JPK_V7M) lub kwartalnie z częścią ewidencyjną co miesiąc (JPK_V7K). Wysyła się go elektronicznie, podpisując Profilem Zaufanym lub przez biuro z pełnomocnictwem UPL-1. Podatnik zwolniony nie składa JPK_V7. Od 2026 dochodzą struktury JPK_KR_PD i JPK_ST dla większych firm na pełnych księgach.
Kasa fiskalna a VAT
To osobne obowiązki. Kasa dotyczy sprzedaży dla osób prywatnych: zwolnienie do 20 000 zł obrotu z konsumentami rocznie, ale niektóre branże (fryzjerzy, kosmetyczki, lekarze, warsztaty, gastronomia, elektronika) potrzebują kasy od pierwszej sprzedaży. Sprzedaż wysyłkowa z płatnością na konto jest zwolniona z kasy. Możesz być zwolniony z VAT i mieć kasę — i odwrotnie.
Więcej o VAT w konkretnych branżach: e-commerce, IT i klienci z UE. Rejestracja VAT i JPK są w cenie księgowości JDG.