Przejście na ryczałt to jedna z najprostszych zmian w JDG — jeden wniosek w CEIDG — ale terminowa i nieodwracalna w trakcie roku. Poniżej: kto może, do kiedy, jak wypełnić wniosek i co się zmienia od pierwszego dnia po zmianie.
Kto może przejść na ryczałt
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych może wybrać przedsiębiorca, którego przychód z działalności w poprzednim roku nie przekroczył 2 mln euro (w przeliczeniu na złote po kursie z października). Wykluczone są nieliczne branże: apteki, handel częściami do pojazdów, kantory, wytwarzanie wyrobów akcyzowych. Nie skorzystasz też, jeśli wykonujesz dla obecnego lub byłego pracodawcy te same czynności, które robiłeś na etacie w tym lub poprzednim roku.
Termin — do 20. dnia miesiąca po pierwszym przychodzie
Zmianę formy opodatkowania zgłaszasz do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnąłeś pierwszy przychód w roku. Dla firmy działającej cały rok z przychodem w styczniu to 20 lutego. Jeśli pierwszy przychód masz w marcu — masz czas do 20 kwietnia. Spóźnienie o jeden dzień oznacza rok na dotychczasowej formie.
Nowa firma wybiera formę we wniosku o wpis do CEIDG lub w tym samym terminie liczonym od pierwszego przychodu.
Jak złożyć wniosek — krok po kroku
- Zaloguj się na biznes.gov.pl i wybierz „Zmień dane w CEIDG”.
- W sekcji „Forma opodatkowania” zaznacz „ryczałt od przychodów ewidencjonowanych”.
- Podaj datę zmiany — 1 stycznia (lub pierwszy dzień miesiąca, w którym miałeś pierwszy przychód).
- Podpisz Profilem Zaufanym i wyślij. Urząd skarbowy dostaje informację automatycznie.
Nie musisz składać osobnego pisma do urzędu. Wystarczy potwierdzenie z CEIDG — zachowaj je.
Przejście ze skali lub z liniowego — co się zmienia
- Koszty przestają mieć znaczenie — podatek płacisz od przychodu, według stawki dla Twojej branży (od 2% do 17%). Faktury kosztowe zbierasz tylko dla VAT.
- Nowa ewidencja — zamiast KPiR prowadzisz ewidencję przychodów. Stare księgi zamykasz na 31 grudnia.
- Składka zdrowotna — stała kwota według progu przychodu zamiast 9% (lub 4,9%) dochodu.
- Ulgi znikają — nie ma wspólnego rozliczenia z małżonkiem, ulgi na dziecko z tego źródła, kwoty wolnej 30 000 zł.
- Remanent — jeśli masz towary handlowe, spis z natury na koniec roku.
Przejście z liniowego a strata z lat ubiegłych
Straty z lat, w których byłeś na liniowym lub skali, możesz odliczać od przychodu na ryczałcie — to często pomijany plus. Odliczasz maksymalnie 50% straty z danego roku w jednym roku, przez 5 kolejnych lat.
Jaka stawka ryczałtu dla mojej branży
Stawkę określa rodzaj usługi według PKWiU, nie kod PKD z CEIDG. Najczęstsze: 8,5% dla większości usług, 12% dla IT i programowania, 14% dla usług medycznych, architektonicznych i inżynierskich, 15% dla pośrednictwa i reklamy, 17% dla wolnych zawodów (prawnicy, doradcy, tłumacze). Przy kilku rodzajach działalności każdy przychód opodatkowujesz osobną stawką, a jeśli nie da się ich rozdzielić — najwyższą.
Kiedy przejście na ryczałt się opłaca
Najprostsza reguła: gdy koszty są niskie (poniżej 20–25% przychodu), a stawka ryczałtu dla branży nie przekracza 12%. Programista z przychodem 20 000 zł miesięcznie i kosztami 1 500 zł na skali płaci około 3 300 zł podatku i składki zdrowotnej, na ryczałcie 12% — około 3 100 zł, a w trzecim progu przychodu różnica maleje. Szczegółowe porównanie z liczbami: ryczałt czy skala podatkowa w 2026.
Zmianę formy robię dla klientów w ramach księgowości na ryczałcie — pilnuję terminu, składam wniosek, zamykam KPiR i otwieram ewidencję. Jeśli nie jesteś pewien, czy ryczałt to dobry ruch, przyślij mi przychody i koszty z ostatniego roku.
Najczęstsze pytania
Czy mogę przejść na ryczałt w trakcie roku?
Nie. Forma opodatkowania obowiązuje na cały rok i zmienia się tylko od 1 stycznia (lub od pierwszego przychodu w nowej firmie). Wyjątkiem jest przymusowa utrata prawa do ryczałtu — wtedy przechodzisz na skalę od następnego miesiąca.
Czy na ryczałcie muszę zbierać faktury kosztowe?
Do podatku dochodowego nie — koszty go nie obniżają. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, faktury są potrzebne do odliczenia VAT. Warto je też mieć jako dowód firmowego charakteru zakupu, np. sprzętu, przy kontroli.
Co z remanentem przy przejściu z KPiR na ryczałt?
Na 31 grudnia sporządzasz spis z natury towarów handlowych i materiałów, jak przy każdym zamknięciu roku w KPiR. Wartość remanentu wpływa na dochód ostatniego roku na skali lub liniowym. Firmy usługowe bez towarów wpisują remanent zerowy.