Samochód to największy koszt w wielu jednoosobowych firmach i temat, w którym przepisy zmieniły się od 2026 roku: nowe limity amortyzacji zależne od emisji CO2, inne zasady dla umów sprzed 2026 i po. Oto jak rozliczyć auto w firmie — własne, w leasingu, używane prywatnie — bez błędów.
Trzy sposoby używania auta w firmie
- Wyłącznie firmowo — 100% kosztów i 100% VAT. Wymaga ewidencji przebiegu (kilometrówki dla VAT), zgłoszenia VAT-26 i regulaminu użytkowania. W praktyce dla JDG trudne do obronienia.
- Mieszanie (firma i prywatnie) — 75% kosztów eksploatacji i 50% VAT. Najczęstszy wariant: bez ewidencji, bez ryzyka.
- Auto prywatne używane w firmie — 20% kosztów eksploatacji i 50% VAT, bez wprowadzania do ewidencji środków trwałych.
Limity amortyzacji od 2026
Od 1 stycznia 2026 limit wartości auta osobowego, do którego odpisy amortyzacyjne i raty leasingu są kosztem, zależy od emisji: 225 000 zł dla aut elektrycznych i wodorowych, 150 000 zł dla aut o emisji CO2 poniżej 50 g/km (część hybryd plug-in), 100 000 zł dla pozostałych spalinowych i hybryd. Powyżej limitu odpisy rozliczasz proporcjonalnie: auto za 200 000 zł spalinowe — kosztem jest 50% każdej raty i odpisu. Umowy leasingu zawarte do końca 2025 zachowują stary limit 150 000 zł.
Leasing w JDG
Leasing operacyjny — raty w kosztach (z limitem wartości), VAT od rat odliczany 50% lub 100%, auto nie jest Twoim środkiem trwałym, wykup na koniec. Leasing finansowy — auto w ewidencji, amortyzujesz, VAT płacisz z góry od całej wartości. Dla JDG częściej operacyjny: niższa wpłata, raty od razu w kosztach. Uwaga na wykup: auto wykupione prywatnie i sprzedane w ciągu 6 lat od wykupu jest opodatkowane jako przychód z działalności — od 2026 obowiązują zmiany dotyczące sprzedaży aut firmowych, które sprawdzam indywidualnie. Leasing a kredyt hipoteczny: banki liczą ratę leasingu jako zobowiązanie — warto to uwzględnić przed wnioskiem.
Co jeszcze możesz wrzucić w koszty
- paliwo, serwis, opony, myjnia, parkingi, autostrady — 75% przy użytku mieszanym,
- ubezpieczenie OC w całości, AC z limitem wartości auta,
- sprzęt: laptop, telefon, monitor — jednorazowo do 10 000 zł netto,
- oprogramowanie i subskrypcje, domena, hosting,
- praca z domu — proporcjonalna część czynszu, prądu i internetu według metrażu,
- biuro, coworking, wyposażenie,
- szkolenia, kursy, książki, konferencje związane z branżą,
- delegacje: diety, noclegi, bilety,
- składki ZUS społeczne, księgowość, ubezpieczenie OC zawodowe.
Czego nie odliczysz
Odzieży codziennej (poza roboczą z logo), mandatów i kar, kosztów reprezentacji (alkohol, prezenty premium), wydatków na własne zdrowie, składki zdrowotnej na skali, zakupów bez dokumentu. Koszt musi mieć związek z przychodem i dokument — fakturę, rachunek lub dowód wewnętrzny.
Zawieszenie i zamknięcie firmy a samochód
Przy zawieszeniu działalności leasing nadal trwa, ale raty nie są kosztem (brak przychodów) — chyba że umowa została zawarta przed zawieszeniem i jest niezbędna do zachowania źródła przychodu; ZUS i większość biur rozlicza to ostrożnie. Przy zamknięciu JDG auto z ewidencji trafia do remanentu likwidacyjnego; jego sprzedaż w ciągu 6 lat od zamknięcia jest przychodem z działalności. Auto w leasingu przy zamknięciu — cesja lub wykup.
Rozliczenie auta jest w cenie prowadzenia KPiR. Na ryczałcie koszty nie mają znaczenia — sprawdź, która forma się opłaca.