Co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej? Krótka odpowiedź: wszystko, co służy osiągnięciu przychodu i nie jest wprost wyłączone przez ustawę. Długa odpowiedź to lista, granice i dokumentacja — poniżej. Dotyczy skali i liniowego; na ryczałcie koszty nie obniżają podatku, ale VAT od nich odliczysz.
Zasada ogólna — trzy warunki
Wydatek jest kosztem uzyskania przychodu, gdy: (1) ma związek z działalnością — służy osiągnięciu przychodu lub zabezpieczeniu jego źródła, (2) jest udokumentowany — faktura, rachunek, umowa, potwierdzenie przelewu, (3) nie jest na liście wyłączeń w art. 23 ustawy o PIT. Ciężar dowodu związku z firmą jest po Twojej stronie.
Koszty, które prawie każda JDG może rozliczyć
- Sprzęt i oprogramowanie — laptop, telefon, monitor, licencje, subskrypcje (Microsoft 365, Adobe, narzędzia AI). Do 10 000 zł netto jednorazowo w koszty, powyżej — amortyzacja.
- Telefon i internet — abonament na firmę w całości; prywatny numer używany w firmie — proporcjonalnie.
- Biuro w domu — część czynszu, prądu, ogrzewania odpowiadająca powierzchni wykorzystywanej na firmę (np. 12 m² ze 60 m² = 20%). Odsetki od kredytu hipotecznego w tej samej proporcji.
- Samochód — leasing, paliwo, serwis, ubezpieczenie: 100% przy pojeździe wyłącznie firmowym (z ewidencją przebiegu i VAT-26), 75% przy użytku mieszanym, 20% przy prywatnym aucie używanym w firmie. Limity amortyzacji i leasingu: 150 000 zł dla spalinowych, 225 000 zł dla elektrycznych, od 2026 dla aut z wyższą emisją CO₂ limit spada do 100 000 zł.
- Księgowość, prawnik, doradztwo — w całości.
- Szkolenia i kursy — jeśli związane z branżą. Studia MBA — sporne, potrzebna interpretacja.
- Reklama — Google Ads, Meta, strona www, wizytówki, udział w targach.
- Delegacje — diety (45 zł za dobę w kraju), noclegi, bilety, kilometrówka przy prywatnym aucie.
- Składki społeczne ZUS — w koszty lub od dochodu; zdrowotna — na liniowym w limicie, na skali wcale.
- Odzież robocza — tak; garnitur czy buty „na spotkania” — nie, chyba że z logo firmy.
- Ubezpieczenia — OC działalności, ubezpieczenie sprzętu, polisa na życie zabezpieczająca kredyt firmowy.
Czego w koszty nie wrzucisz
- Własnego wynagrodzenia i pracy małżonka bez umowy,
- reprezentacji — kolacje z klientami, alkohol, prezenty bez logo powyżej drobnych kwot,
- mandatów, kar umownych z winy przedsiębiorcy, odsetek od zaległości podatkowych,
- zakupów gotówką powyżej 15 000 zł (brutto) od innej firmy — muszą iść przelewem,
- zakupu gruntu, wartości firmy, wydatków na spłatę kredytu (kapitał),
- okularów korekcyjnych, karnetu na siłownię, leczenia — to wydatki osobiste, nawet jeśli poprawiają wydajność.
Koszty na ryczałcie — po co je zbierać
Ryczałtowiec płaci podatek od przychodu, więc koszty go nie obniżą. Zbierasz faktury z dwóch powodów: odliczenie VAT (jeśli jesteś vatowcem) i dowód w razie kontroli, że zakup był firmowy. Więcej: księgowość na ryczałcie.
Dokumentacja — co musi być na fakturze
Faktura na firmę z NIP-em. Paragon z NIP do 450 zł brutto jest fakturą uproszczoną. Paragon bez NIP nie jest kosztem. Zakupy zagraniczne (Amazon, AliExpress, subskrypcje z USA) — faktura lub potwierdzenie zamówienia z danymi firmy; przy usługach z zagranicy rozliczasz import usług w VAT. Od kwietnia 2026 faktury od polskich firm przychodzą przez KSeF, więc pilnuj, by dostawca miał Twój NIP.
Koszty a moment zaliczenia
W KPiR koszt księgujesz z datą wystawienia faktury (metoda uproszczona). Wyjątki: towary handlowe — w dniu otrzymania, wynagrodzenia — w miesiącu, za który są należne, jeśli wypłacone w terminie, składki ZUS — w miesiącu zapłaty. Faktura z grudnia zaksięgowana w styczniu to błąd, który zawyża podatek za jeden rok i zaniża za drugi.
Przy księgowości na KPiR przeglądam koszty klientów co miesiąc — zwykle znajduję kilkaset złotych, o których zapomnieli: subskrypcje z karty prywatnej, część czynszu, prąd. O samochodzie w firmie napisałam osobno: samochód w firmie 2026.
Najczęstsze pytania
Czy mogę wrzucić w koszty zakup sprzed założenia firmy?
Tak, jeśli sprzęt jest używany w działalności — wprowadzasz go do ewidencji środków trwałych po cenie zakupu (z faktury) lub wartości rynkowej i amortyzujesz. Drobne zakupy sprzed startu bez faktury na firmę są trudne do obrony.
Czy koszt musi być zapłacony, żeby go zaksięgować?
W KPiR metodą uproszczoną — nie, liczy się data faktury. Wyjątki: składki ZUS i wynagrodzenia (liczy się zapłata w terminie) oraz odsetki. Niezapłacona faktura powyżej 90 dni po terminie wymaga korekty kosztów.
Co z zakupem z prywatnej karty?
Sposób zapłaty nie ma znaczenia — ważne, by faktura była wystawiona na firmę z NIP. Wydatek księgujesz normalnie; pieniądze możesz później „zwrócić sobie” z konta firmowego lub nie — w JDG majątek jest jeden.