Rok 2026 jest okresem przejściowym: KSeF jest obowiązkowy, ale za błędy nikt nie karze. Od 1 stycznia 2027 to się kończy. Poniżej — za co dokładnie grożą sankcje, ile wynoszą i jak przygotować firmę, żeby styczeń 2027 niczego nie zmienił.
Co obowiązuje w 2026, a co od 2027
| Obowiązek | 2026 | Od 2027 |
|---|---|---|
| Wystawianie faktur B2B w KSeF | tak, bez kar | tak, z karami |
| Numer KSeF w przelewie (w tym MPP) | nie | tak |
| Faktury z kas fiskalnych jako faktury | dozwolone | koniec |
| Faktury do 450 zł (uproszczone) poza KSeF | dozwolone | koniec |
| Tryb offline24 | tak | tak |
Za co grożą kary
- wystawienie faktury poza KSeF, gdy był obowiązek (np. wysłanie PDF-em zamiast przez system),
- wystawienie faktury w trybie offline i niewysłanie jej do KSeF w terminie (następny dzień roboczy),
- faktura niezgodna ze strukturą FA(3) lub bez wymaganych danych,
- brak numeru KSeF w przelewie za fakturę objętą mechanizmem podzielonej płatności.
Ile wynoszą sankcje
Ustawa przewiduje karę pieniężną do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza systemem, a przy fakturze bez VAT — do 18,7% wartości brutto. Kara jest nakładana decyzją naczelnika urzędu skarbowego; przepisy mówią „do”, więc urząd bierze pod uwagę skalę i powtarzalność naruszeń. W praktyce pierwsze przypadki będą raczej wezwaniami do korekty niż maksymalnymi karami — ale nie warto tego testować.
Skutki poza karami
Faktura wystawiona poza KSeF po 2026 formalnie nie jest fakturą. Nabywca nie odliczy z niej VAT, a Ty nie udowodnisz przychodu w sposób, jaki wymaga urząd. Kontrahenci-firmy będą odmawiać przyjmowania PDF-ów — i będą mieć rację. To większy problem niż sama kara.
Jak przygotować firmę — plan na 4 tygodnie
- Tydzień 1. Uwierzytelnienie w KSeF (Profil Zaufany, dla spółki ZAW-FA), nadanie uprawnień biuru rachunkowemu.
- Tydzień 2. Wybór programu do faktur z integracją KSeF, test na środowisku demo, szablon faktury z numerem konta.
- Tydzień 3. Wystawienie wszystkich faktur miesiąca przez KSeF, sprawdzenie odbioru faktur zakupowych.
- Tydzień 4. Ćwiczenie trybu offline24, aktualizacja umów i regulaminów (klauzula o fakturach w KSeF), poinformowanie klientów.
Najczęstsze pytania
Czy nievatowiec też podlega karom? Tak — zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Kara dla faktury bez VAT to do 18,7% wartości. A faktury dla konsumentów? Poza obowiązkiem — B2C nadal można wystawiać poza systemem. Co z fakturami zagranicznymi? Faktury od dostawców spoza Polski przychodzą poza KSeF; faktury dla zagranicznych klientów wystawiasz w KSeF i przekazujesz im wizualizację.
Instrukcja wystawiania: KSeF krok po kroku. Wdrożenie z moją pomocą w 2–5 dni: wdrożenie KSeF od 300 zł.