Що можна включити у витрати (koszty) одноосібної фірми JDG? Коротка відповідь: усе, що служить отриманню доходу і не виключене прямо законом. Довга відповідь — це перелік, межі й документи, про них нижче. Стосується skala podatkowa і podatek liniowy; на ryczałt витрати не зменшують податок, але VAT із них ви відрахуєте.
Загальне правило — три умови
Видаток є витратою на отримання доходу (koszt uzyskania przychodu), коли: (1) він пов'язаний із діяльністю — служить отриманню доходу або збереженню його джерела, (2) він задокументований — фактура, рахунок, договір, підтвердження переказу, (3) його немає в переліку винятків у ст. 23 закону про PIT. Тягар доведення зв'язку з фірмою лежить на вас.
Витрати, які може врахувати майже кожна JDG
- Техніка і програми — ноутбук, телефон, монітор, ліцензії, підписки (Microsoft 365, Adobe, інструменти ШІ). До 10 000 zł netto — одноразово у витрати, понад це — амортизація.
- Телефон та інтернет — абонемент на фірму повністю; приватний номер, яким користуєтеся у фірмі, — пропорційно.
- Офіс удома — частина оренди, електрики, опалення, що відповідає площі, яку використовуєте для фірми (напр., 12 м² із 60 м² = 20%). Відсотки за іпотекою — у тій самій пропорції.
- Автомобіль — лізинг, пальне, сервіс, страхування: 100% для авто виключно фірмового (з обліком пробігу та VAT-26), 75% при змішаному використанні, 20% для приватного авто, яким користуєтеся у фірмі. Ліміти амортизації та лізингу: 150 000 zł для бензинових і дизельних, 225 000 zł для електричних, з 2026 року для авто з вищим викидом CO₂ ліміт падає до 100 000 zł.
- Бухгалтерія, юрист, консультації — повністю.
- Навчання і курси — якщо пов'язані з галуззю. Навчання MBA — спірне, потрібна індивідуальна інтерпретація.
- Реклама — Google Ads, Meta, сайт, візитки, участь у виставках.
- Відрядження — добові (45 zł за добу в Польщі), ночівлі, квитки, kilometrówka (компенсація за кілометри) для приватного авто.
- Соціальні внески ZUS — у витрати або від доходу; składka zdrowotna — на podatek liniowy у межах ліміту, на skala podatkowa — зовсім ні.
- Робочий одяг — так; костюм чи взуття «для зустрічей» — ні, хіба що з логотипом фірми.
- Страхування — OC діяльності (цивільна відповідальність), страхування техніки, поліс страхування життя, що забезпечує фірмовий кредит.
Що не можна включити у витрати
- Власну винагороду і роботу чоловіка чи дружини без договору,
- представницькі видатки — вечері з клієнтами, алкоголь, подарунки без логотипа понад дрібні суми,
- штрафи, договірні штрафи з вини підприємця, відсотки за податковими заборгованостями,
- покупки готівкою понад 15 000 zł (brutto) в іншої фірми — вони мають іти переказом,
- купівлю землі, вартість фірми (goodwill), видатки на погашення тіла кредиту,
- коригувальні окуляри, абонемент у спортзал, лікування — це особисті видатки, навіть якщо вони підвищують вашу продуктивність.
Витрати на ryczałt — навіщо їх збирати
Платник ryczałt сплачує податок від виручки (przychód), а не від прибутку, тож витрати його не зменшать. Фактури збирають із двох причин: відрахування VAT (якщо ви платник VAT) і доказ на випадок перевірки, що покупка була фірмовою. Як працює кожна форма оподаткування, пояснюю у статті яку форму оподаткування JDG обрати.
Документи — що має бути у фактурі
Фактура на фірму з номером NIP. Чек (paragon) із NIP до 450 zł brutto є спрощеною фактурою. Чек без NIP не є витратою. Закордонні покупки (Amazon, AliExpress, підписки зі США) — фактура або підтвердження замовлення з даними фірми; за послуги з-за кордону ви розраховуєте імпорт послуг у VAT, детальніше — у статті VAT для JDG. З квітня 2026 року фактури від польських фірм надходять через KSeF, тож стежте, щоб постачальник мав ваш NIP. Якщо ви часто купуєте в Україні чи інших країнах — просіть рахунок із повними даними фірми латиницею, як у CEIDG.
Практичне правило: якщо покупка на 100% фірмова — витрата повністю; якщо змішана — задокументуйте пропорцію і послідовно її дотримуйтеся; якщо не можете пояснити зв'язок із доходом одним реченням — не включайте.
Витрати і момент їх обліку
У KPiR (книга доходів і витрат) витрату записують датою виставлення фактури (спрощений метод). Винятки: товари для перепродажу — у день отримання, зарплати — у місяці, за який вони належать, якщо виплачені вчасно, внески ZUS — у місяці сплати. Фактура з грудня, проведена в січні, — це помилка, яка завищує податок за один рік і занижує за інший.
Під час ведення JDG на KPiR я щомісяця переглядаю витрати клієнтів — зазвичай знаходжу кілька сотень злотих, про які вони забули: підписки з приватної картки, частину оренди, електрику. Про авто у фірмі я написала окремо польською: samochód w firmie 2026.
Часті запитання
Чи можу я включити у витрати покупку, зроблену до відкриття фірми?
Так, якщо техніка використовується в діяльності — ви вносите її до обліку основних засобів за ціною покупки (з фактури) або ринковою вартістю й амортизуєте. Дрібні покупки до старту без фактури на фірму важко захистити.
Чи має витрата бути оплачена, щоб її провести?
У KPiR спрощеним методом — ні, важить дата фактури. Винятки: внески ZUS і зарплати (важить вчасна оплата) та відсотки. Неоплачена фактура понад 90 днів після терміну вимагає коригування витрат.
А якщо я заплатив приватною карткою?
Спосіб оплати не має значення — важливо, щоб фактуру було виставлено на фірму з NIP. Видаток проводите як звичайно; гроші можете потім «повернути собі» з фірмового рахунку або ні — у JDG майно одне.