Что можно включить в расходы (koszty) индивидуальной фирмы JDG? Короткий ответ: всё, что служит получению дохода и прямо не исключено законом. Длинный ответ — это перечень, границы и документы, о них ниже. Касается skala podatkowa и podatek liniowy; на ryczałt расходы не уменьшают налог, но VAT с них вы вычтете.
Общее правило — три условия
Трата является расходом на получение дохода (koszt uzyskania przychodu), когда: (1) она связана с деятельностью — служит получению дохода или сохранению его источника, (2) она документально подтверждена — фактура, счёт, договор, подтверждение перевода, (3) её нет в перечне исключений в ст. 23 закона о PIT. Бремя доказывания связи с фирмой лежит на вас.
Расходы, которые может учесть почти каждая JDG
- Техника и программы — ноутбук, телефон, монитор, лицензии, подписки (Microsoft 365, Adobe, инструменты ИИ). До 10 000 zł netto — единовременно в расходы, свыше — амортизация.
- Телефон и интернет — абонемент на фирму полностью; частный номер, которым пользуетесь в фирме, — пропорционально.
- Офис дома — часть аренды, электричества, отопления, соответствующая площади, которую вы используете для фирмы (напр., 12 м² из 60 м² = 20%). Проценты по ипотеке — в той же пропорции.
- Автомобиль — лизинг, топливо, сервис, страховка: 100% для авто исключительно фирменного (с учётом пробега и VAT-26), 75% при смешанном использовании, 20% для частного авто, которым пользуетесь в фирме. Лимиты амортизации и лизинга: 150 000 zł для бензиновых и дизельных, 225 000 zł для электрических, с 2026 года для авто с более высоким выбросом CO₂ лимит падает до 100 000 zł.
- Бухгалтерия, юрист, консультации — полностью.
- Обучение и курсы — если связаны с отраслью. Обучение MBA — спорно, нужна индивидуальная интерпретация.
- Реклама — Google Ads, Meta, сайт, визитки, участие в выставках.
- Командировки — суточные (45 zł за сутки в Польше), проживание, билеты, kilometrówka (компенсация за километры) для частного авто.
- Социальные взносы ZUS — в расходы или от дохода; składka zdrowotna — на podatek liniowy в пределах лимита, на skala podatkowa — вообще нет.
- Рабочая одежда — да; костюм или обувь «для встреч» — нет, если только не с логотипом фирмы.
- Страхование — OC деятельности (гражданская ответственность), страхование техники, полис страхования жизни, обеспечивающий фирменный кредит.
Что нельзя включить в расходы
- Собственное вознаграждение и работу мужа или жены без договора,
- представительские траты — ужины с клиентами, алкоголь, подарки без логотипа сверх мелких сумм,
- штрафы, договорные неустойки по вине предпринимателя, проценты по налоговым задолженностям,
- покупки наличными свыше 15 000 zł (brutto) у другой фирмы — они должны идти переводом,
- покупку земли, стоимость фирмы (goodwill), траты на погашение тела кредита,
- очки для коррекции зрения, абонемент в спортзал, лечение — это личные траты, даже если они повышают вашу продуктивность.
Расходы на ryczałt — зачем их собирать
Плательщик ryczałtu платит налог с выручки (przychód), а не с прибыли, поэтому расходы его не уменьшат. Фактуры собирают по двум причинам: вычет VAT (если вы плательщик VAT) и доказательство на случай проверки, что покупка была фирменной. Как работает каждая форма налогообложения, объясняю в статье ryczałt, skala или liniowy.
Документы — что должно быть в фактуре
Фактура на фирму с номером NIP. Чек (paragon) с NIP до 450 zł brutto является упрощённой фактурой. Чек без NIP расходом не является. Зарубежные покупки (Amazon, AliExpress, подписки из США) — фактура или подтверждение заказа с данными фирмы; за услуги из-за границы вы учитываете импорт услуг по VAT, подробнее — в статье VAT для JDG. С апреля 2026 года фактуры от польских фирм приходят через KSeF, поэтому следите, чтобы у поставщика был ваш NIP. Если вы часто покупаете в Украине или других странах — просите счёт с полными данными фирмы латиницей, как в CEIDG.
Практическое правило: если покупка на 100% фирменная — расход полностью; если смешанная — задокументируйте пропорцию и последовательно её придерживайтесь; если не можете объяснить связь с доходом одним предложением — не включайте.
Расходы и момент их учёта
В KPiR (книга доходов и расходов) расход записывают датой выставления фактуры (упрощённый метод). Исключения: товары для перепродажи — в день получения, зарплаты — в месяце, за который они причитаются, если выплачены вовремя, взносы ZUS — в месяце оплаты. Фактура из декабря, проведённая в январе, — это ошибка, которая завышает налог за один год и занижает за другой.
При ведении JDG на KPiR я каждый месяц просматриваю расходы клиентов — обычно нахожу несколько сотен злотых, о которых они забыли: подписки с частной карты, часть аренды, электричество. Об автомобиле в фирме я написала отдельно на польском: samochód w firmie 2026.
Частые вопросы
Можно ли включить в расходы покупку, сделанную до открытия фирмы?
Да, если техника используется в деятельности — вы вносите её в учёт основных средств по цене покупки (из фактуры) или рыночной стоимости и амортизируете. Мелкие покупки до старта без фактуры на фирму обосновать трудно.
Должен ли расход быть оплачен, чтобы его провести?
В KPiR упрощённым методом — нет, важна дата фактуры. Исключения: взносы ZUS и зарплаты (важна своевременная оплата) и проценты. Неоплаченная фактура более 90 дней после срока требует корректировки расходов.
А если я заплатил частной картой?
Способ оплаты не имеет значения — важно, чтобы фактура была выставлена на фирму с NIP. Трату проводите как обычно; деньги можете потом «вернуть себе» с фирменного счёта или нет — в JDG имущество одно.