Касовий апарат (kasa fiskalna) обов'язковий лише тоді, коли ви продаєте приватним особам, і навіть тоді не завжди. Більшості JDG, які надають послуги або працюють B2B, каса не потрібна взагалі. Нижче: ліміт 20 000 zł, перелік галузей без звільнення, звільнення при безготівкових оплатах, онлайн- і віртуальні каси та пільга на купівлю.
Хто взагалі мусить мати касу
Каса реєструє продажі фізичним особам, які не ведуть діяльності, і фермерам на ryczałcie (rolnicy ryczałtowi). Якщо ваші клієнти виключно фірми (ви виставляєте фактури на NIP), каса вас не стосується, незалежно від обороту. Це найпоширеніше непорозуміння: фрилансер, програміст чи агенція B2B каси не потребують.
Звільнення до 20 000 zł обороту
Продажі приватним особам до 20 000 zł на рік звільнені від каси. У першому році ліміт рахується пропорційно до кількості днів діяльності. Після перевищення у вас є 2 місяці (рахуючи від кінця місяця, в якому ви перевищили ліміт), щоб купити й фіскалізувати касу. Ліміт стосується обороту з приватними особами, а не всього доходу фірми.
Звільнення при безготівкових оплатах
Якщо оплату за послугу або товар (у продажу з доставкою) ви отримуєте повністю переказом, карткою або через платіжного оператора, а з обліку та документів видно, хто і за що заплатив, каса вам не потрібна, навіть понад 20 000 zł. Це звільнення рятує інтернет-магазини й онлайн-послуги. Умова: жодної готівки. Одна оплата готівкою за послугу створює обов'язок каси для всіх продажів.
Галузі без звільнення: каса з першого продажу
- перукарі, косметологи, салони краси, тату-майстри,
- гастрономія (заклади і кейтеринг), крім їдалень,
- автомайстерні, шиномонтаж, автомийки (з 2024 року й автоматичні),
- лікарі, стоматологи, фізіотерапевти: медичні послуги для приватних осіб,
- юристи та консультанти (крім нотаріусів), бухгалтерські послуги для приватних осіб,
- перевезення пасажирів (таксі), паркінги,
- продаж пального, алкоголю, тютюнових виробів, парфумів, автозапчастин, аудіо-відео- та фототехніки, комп'ютерів,
- культурні й розважальні послуги, вхід до спортзалу, клубів,
- з 2025 року: послуги розміщення та короткострокова оренда житла.
Якщо ви в цьому переліку, перший продаж приватному клієнту має пройти через касу, звільнення 20 000 zł не діє.
Онлайн-каса, віртуальна чи з паперовою копією
З 2021 року нові каси мають бути онлайн-касами (з'єднуються з Centralne Repozytorium Kas, центральним реєстром кас). Віртуальна каса (kasa wirtualna) — це застосунок на телефоні чи планшеті, від кільканадцяти злотих на місяць, доступний для окремих галузей (транспорт, гастрономія, готелі, e-commerce, послуги). Каси з електронною копією можна використовувати, доки не вичерпається пам'ять. Для більшості малих сервісних фірм віртуальна каса найдешевша і найзручніша.
Пільга на купівлю каси: 700 zł
Купивши першу онлайн-касу вчасно, ви відрахуєте 90% ціни нетто, максимум 700 zł. Активний платник VAT робить це в декларації, звільнений від VAT подає заяву на повернення. Умова: почати облік на касі вчасно і користуватися нею 3 роки.
Обов'язки після купівлі
- фіскалізація через сервісну фірму і присвоєння облікового номера податковою,
- чек (paragon) при кожному продажу, виданий клієнтові (або e-paragon за його згодою),
- щоденний і щомісячний звіт (онлайн-каси роблять це автоматично),
- технічний огляд раз на 2 роки, за його відсутність штраф 300 zł,
- фактура до чека лише тоді, коли на чеку є NIP покупця.
Штрафи за відсутність каси: санкція 30% нарахованого VAT від дня виникнення обов'язку, штраф (grzywna) згідно з Kodeks karny skarbowy (податковий кримінальний кодекс), втрата пільги на купівлю. Перевірка «на чек» — найпростіша форма контролю: інспектор купує каву і дивиться, чи отримав чек.
Каса, KSeF і ryczałt
KSeF не замінює касу: чеки до KSeF не потрапляють. Продажі з чеками потрапляють в облік через періодичний звіт. На ryczałcie каса працює так само; дохід з каси ви вносите до ewidencji przychodów за відповідними ставками.
Якщо не знаєте, чи ваша послуга є в переліку галузей без звільнення, або наближаєтеся до 20 000 zł, я перевірю це і допоможу обрати віртуальну касу в межах ведення обліку JDG. Пояснюю українською, тож польські формулювання закону не стануть перешкодою. Про реєстрацію платником VAT, яка часто йде разом з касою: VAT у Польщі для JDG у 2026.
Часті запитання
Чи потрібна каса, якщо я продаю тільки через інтернет?
Ні, якщо всі оплати безготівкові (переказ, картка, платіжний оператор), а з обліку видно, хто і за що заплатив. Оплата готівкою кур'єру при отриманні (za pobraniem) — це оплата готівкою: її треба провести через касу або відмовитися від такої опції.
Чи треба друкувати чек?
Не завжди. За згодою клієнта можна видати e-paragon і надіслати його електронно (наприклад, у застосунку чи електронною поштою), але онлайн-каса має це підтримувати. Без згоди клієнта паперовий чек обов'язковий.
Що робити, якщо каса зламалася?
Без каси продавати приватним особам не можна. Варіанти: резервна каса або зупинка продажів до ремонту. Про поломку повідомляєте сервіс, а перерву в обліку документуєте. Тому в стаціонарній торгівлі варто мати другу касу, хоча б віртуальну.