2026 рік є перехідним: KSeF (Krajowy System e-Faktur, державна система електронних фактур) уже обов'язковий, але за помилки ніхто не штрафує. З 1 січня 2027 року це закінчується. Нижче пояснюю, за що саме загрожують санкції, які вони і як підготувати фірму, щоб січень 2027 нічого для вас не змінив.
Нагадаю терміни: KSeF обов'язковий з 1.02.2026 для великих платників і з 1.04.2026 для всіх інших, а штрафів немає до 31.12.2026.
Що діє у 2026, а що з 2027
| Обов'язок | 2026 | З 2027 |
|---|---|---|
| Виставлення фактур B2B у KSeF | так, без штрафів | так, зі штрафами |
| Номер KSeF у банківському переказі (зокрема MPP) | ні | так |
| Фактури з касових апаратів як фактури | дозволено | кінець |
| Спрощені фактури до 450 zł поза KSeF | дозволено | кінець |
| Режим offline24 | так | так |
За що загрожують штрафи
- виставлення фактури поза KSeF, коли був обов'язок (наприклад, надсилання PDF замість системи),
- виставлення фактури в режимі offline і ненадсилання її до KSeF вчасно (наступного робочого дня),
- фактура, що не відповідає структурі FA(3) або не містить обов'язкових даних,
- відсутність номера KSeF у переказі за фактуру, на яку поширюється механізм розділеного платежу (MPP, mechanizm podzielonej płatności).
Розмір санкцій
Закон передбачає грошовий штраф до 100% суми VAT з фактури, виставленої поза системою, а для фактури без VAT до 18,7% вартості брутто. Штраф накладає рішенням начальник податкової (naczelnik Urzędu Skarbowego); у законі сказано «до», тож податкова враховує масштаб і повторюваність порушень. На практиці перші випадки, найімовірніше, закінчуватимуться вимогою виправити помилку, а не максимальним штрафом, але перевіряти це на собі не варто.
Наслідки, крім штрафів
Фактура, виставлена поза KSeF після 2026 року, формально не є фактурою. Покупець не зможе відрахувати з неї VAT, а ви не доведете дохід так, як цього вимагає податкова. Контрагенти-фірми відмовлятимуться приймати PDF, і матимуть рацію. Це більша проблема, ніж сам штраф.
Як підготувати фірму: план на 4 тижні
- Тиждень 1. Автентифікація в KSeF (Profil Zaufany, для spółki форма ZAW-FA), надання прав доступу бухгалтерському бюро.
- Тиждень 2. Вибір програми для фактур з інтеграцією KSeF, тест у демо-середовищі, шаблон фактури з номером рахунку.
- Тиждень 3. Виставлення всіх фактур місяця через KSeF, перевірка отримання вхідних фактур від постачальників.
- Тиждень 4. Тренування режиму offline24, оновлення договорів і правил співпраці (пункт про фактури в KSeF), інформування клієнтів.
Іноземця найчастіше гальмує перший крок: без PESEL і Profilu Zaufanego увійти в KSeF складніше, тому подбайте про це заздалегідь.
Найпростіший захист від штрафів: до кінця 2026 року виставляйте все через KSeF так, ніби штрафи вже діють. Тоді 1 січня 2027 року нічого не станеться.
Покрокова інструкція (польською): KSeF krok po kroku. Впровадження з моєю допомогою за 2–5 днів: впровадження KSeF від 300 zł. Маєте запитання щодо KSeF? Запишіться на безкоштовну розмову.
Часті запитання
Чи стосуються штрафи тих, хто не платить VAT?
Так. Звільнення від VAT не звільняє від KSeF. Штраф за фактуру без VAT становить до 18,7% її вартості.
А фактури для приватних осіб?
Вони поза обов'язком: фактури B2C і далі можна виставляти поза системою.
Що з іноземними фактурами?
Фактури від постачальників з-за кордону надходять поза KSeF. Фактури для іноземних клієнтів ви виставляєте в KSeF і передаєте їм візуалізацію (версію для перегляду).