KSeF (Krajowy System e-Faktur, державна система електронних фактур) обов'язковий для всіх фірм з 1 квітня 2026 року (для більших — з 1 лютого). До кінця 2026 року штрафів нема, але чекати не варто: перша фактура в KSeF займає небагато часу, якщо знаєш, куди натискати. Ось інструкція з нуля для власників JDG і spółek z o.o.
Крок 1. Автентифікація — хто може увійти в KSeF
У систему ти входиш як платник податків. Власник JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) входить через Profil Zaufany або кваліфікований електронний підпис. Spółka z o.o. спершу має надати права фізичній особі — члену правління — через форму ZAW-FA, подану в Urząd Skarbowy (паперово або електронно), або скористатися кваліфікованою печаткою spółki. Без цього кроку правління spółki не увійде в KSeF, хоча й записане в KRS.
Для іноземця це часто найдовший етап: Profil Zaufany можна відкрити, якщо маєш PESEL і польський банківський рахунок, а форми в urzędzie подаються польською мовою. Якщо щось незрозуміло — пояснюю українською.
Крок 2. Права для бухгалтерії та працівників
Після першого входу відкрий розділ «Uprawnienia» і додай: бюро бухгалтерії (за NIP) з правом отримувати й виставляти фактури, працівників, які виставляють фактури (за PESEL), а якщо користуєшся програмою для фактур — згенеруй токен для інтеграції. Права для бюро означають, що вхідні фактури потрапляють до бухгалтерії автоматично, без пересилання фотографій.
Крок 3. Вибір інструмента для виставлення
- Застосунок KSeF Міністерства фінансів — безкоштовний, вистачить при кількох фактурах на місяць.
- Програма для фактур (наприклад, та, яку дає твоя бухгалтерія) — надсилає фактури в KSeF у фоні, додає логотип, нагадує про оплати.
- Система продажів або інтернет-магазин — інтеграція через API, для e-commerce і фірм з великою кількістю документів.
Крок 4. Виставлення першої фактури
- Обери «Nowa faktura» і тип: основна (FA), авансова (zaliczkowa), коригувальна (korygująca).
- Впиши NIP покупця — система не перевіряє назв, тож номер має бути правильним.
- Заповни позиції, ставки VAT, термін оплати й номер рахунку.
- Надішли. За мить фактура отримує номер KSeF (35 символів) і дату прийняття — це і є дата виставлення.
- Завантаж UPO (urzędowe poświadczenie odbioru, офіційне підтвердження отримання) — доказ, що фактура є в системі.
Крок 5. Що отримує клієнт
Клієнт-фірма бачить фактуру у своєму KSeF, надсилати її не обов'язково. Проте добра практика — надіслати PDF-візуалізацію з QR-кодом: так йому легше її провести в обліку й оплатити. Клієнт-споживач (приватна особа) не має доступу до KSeF, тому фактуру B2C ти виставляєш поза системою або в ній, але передаєш PDF.
Вхідні фактури — як їх отримувати
Усі фактури від польських постачальників з квітня 2026 року надходять у твій KSeF. Налаштуй сповіщення в програмі для фактур або перевіряй систему раз на тиждень. Закордонні фактури (наприклад, Google, Meta, постачальники з ЄС) приходять по-старому — поштою, і їх, як і раніше, треба передати в бухгалтерію.
Коригування та помилки
Фактуру в KSeF не можна анулювати чи видалити. Помилку виправляєш коригувальною фактурою — з прив'язкою до номера KSeF первинної фактури. Коригувальної ноти (nota korygująca) з боку покупця в KSeF нема. Тому перед надсиланням двічі перевір NIP, суми й ставки VAT.
Режим offline24 — коли система не працює
Під час збою KSeF або без інтернету ти виставляєш фактуру в режимі offline24 (з QR-кодом), а в систему надсилаєш її найпізніше наступного робочого дня. Варто відпрацювати це в тестовому середовищі, перш ніж воно знадобиться насправді.
Терміни: 1.02.2026 — обов'язок для фірм з продажами понад 200 mln zł; 1.04.2026 — усі інші, також звільнені від VAT; до 31.12.2026 — без штрафів; з 2027 року — санкції та обов'язок вказувати номер KSeF у банківських переказах.
Чекліст перед стартом
- Profil Zaufany власника або ZAW-FA для правління spółki,
- права для бюро бухгалтерії,
- обрана програма або застосунок Міністерства фінансів, тест у демо-середовищі,
- номер банківського рахунку в шаблоні фактури,
- порядок отримання вхідних фактур,
- план на режим offline24.
Не хочеш проходити це самостійно? Впровадження KSeF у малій фірмі займає в мене 2–5 днів: впровадження KSeF. Клієнти на абонементі мають обслуговування KSeF у ціні ведення обліку JDG.
Часті запитання
Чи можна видалити фактуру з KSeF, якщо я помилився?
Ні. Фактуру в KSeF не можна ні анулювати, ні видалити. Помилку виправляєш коригувальною фактурою з прив'язкою до номера KSeF первинної фактури.
Чи треба надсилати клієнту фактуру, якщо вона вже в KSeF?
Клієнт-фірма бачить фактуру у своєму KSeF, тож надсилати її не обов'язково. Але варто додатково надіслати PDF з QR-кодом. Приватній особі PDF треба передати завжди — вона не має доступу до KSeF.
Що робити, якщо KSeF не працює?
Виставляєш фактуру в режимі offline24 з QR-кодом і надсилаєш її в систему найпізніше наступного робочого дня. Штрафів за помилки в KSeF нема до 31.12.2026.