Кассовый аппарат (kasa fiskalna) обязателен только тогда, когда вы продаёте частным лицам, и даже тогда не всегда. Большинству JDG, которые оказывают услуги или работают B2B, касса не нужна вообще. Ниже: лимит 20 000 zł, список отраслей без освобождения, освобождение при безналичной оплате, онлайн- и виртуальные кассы и льгота на покупку.
Кто вообще обязан иметь кассу
Касса регистрирует продажи физическим лицам, не ведущим деятельность, и фермерам на ryczałcie (rolnicy ryczałtowi). Если ваши клиенты исключительно фирмы (вы выставляете фактуры на NIP), касса вас не касается, независимо от оборота. Это самое частое недоразумение: фрилансер, программист или агентство B2B кассу иметь не обязаны.
Освобождение до 20 000 zł оборота
Продажи частным лицам до 20 000 zł в год освобождены от кассы. В первом году лимит считается пропорционально количеству дней деятельности. После превышения у вас есть 2 месяца (считая от конца месяца, в котором вы превысили лимит), чтобы купить и фискализировать кассу. Лимит касается оборота с частными лицами, а не всего дохода фирмы.
Освобождение при безналичной оплате
Если оплату за услугу или товар (при продаже с доставкой) вы получаете полностью переводом, картой или через платёжного оператора, а из учёта и документов видно, кто и за что заплатил, касса вам не нужна, даже свыше 20 000 zł. Это освобождение спасает интернет-магазины и онлайн-услуги. Условие: никаких наличных. Одна оплата наличными за услугу создаёт обязанность кассы для всех продаж.
Отрасли без освобождения: касса с первой продажи
- парикмахеры, косметологи, салоны красоты, тату-мастера,
- общепит (заведения и кейтеринг), кроме столовых,
- автомастерские, шиномонтаж, автомойки (с 2024 года и автоматические),
- врачи, стоматологи, физиотерапевты: медицинские услуги для частных лиц,
- юристы и консультанты (кроме нотариусов), бухгалтерские услуги для частных лиц,
- перевозка пассажиров (такси), парковки,
- продажа топлива, алкоголя, табачных изделий, парфюмерии, автозапчастей, аудио-видео- и фототехники, компьютеров,
- культурные и развлекательные услуги, вход в спортзал, клубы,
- с 2025 года: услуги проживания и краткосрочная аренда жилья.
Если вы в этом списке, первая продажа частному клиенту должна пройти через кассу, освобождение 20 000 zł не действует.
Онлайн-касса, виртуальная или с бумажной копией
С 2021 года новые кассы должны быть онлайн-кассами (соединяются с Centralne Repozytorium Kas, центральным реестром касс). Виртуальная касса (kasa wirtualna) — это приложение на телефоне или планшете, от полутора десятков злотых в месяц, доступное для отдельных отраслей (транспорт, общепит, гостиницы, e-commerce, услуги). Кассы с электронной копией можно использовать, пока не закончится память. Для большинства небольших сервисных фирм виртуальная касса самая дешёвая и удобная.
Льгота на покупку кассы: 700 zł
Купив первую онлайн-кассу вовремя, вы вычтете 90% цены нетто, максимум 700 zł. Активный плательщик VAT делает это в декларации, освобождённый от VAT подаёт заявление на возврат. Условие: начать учёт на кассе вовремя и пользоваться ею 3 года.
Обязанности после покупки
- фискализация через сервисную фирму и присвоение учётного номера налоговой,
- чек (paragon) при каждой продаже, выданный клиенту (или e-paragon с его согласия),
- суточный и месячный отчёт (онлайн-кассы делают это автоматически),
- технический осмотр раз в 2 года, за его отсутствие штраф 300 zł,
- фактура к чеку только тогда, когда на чеке есть NIP покупателя.
Штрафы за отсутствие кассы: санкция 30% начисленного VAT со дня возникновения обязанности, штраф (grzywna) по Kodeks karny skarbowy (налоговый уголовный кодекс), потеря льготы на покупку. Проверка «на чек» — самая простая форма контроля: инспектор покупает кофе и смотрит, получил ли он чек.
Касса, KSeF и ryczałt
KSeF не заменяет кассу: чеки в KSeF не попадают. Продажи по чекам попадают в учёт через периодический отчёт. На ryczałcie касса работает так же; доход с кассы вы вносите в ewidencję przychodów по соответствующим ставкам.
Если не знаете, есть ли ваша услуга в списке отраслей без освобождения, или приближаетесь к 20 000 zł, я проверю это и помогу выбрать виртуальную кассу в рамках ведения учёта JDG. Объясняю по-русски, так что польские формулировки закона не станут препятствием. О регистрации плательщиком VAT, которая часто идёт вместе с кассой: VAT в Польше для JDG в 2026.
Частые вопросы
Нужна ли касса, если я продаю только через интернет?
Нет, если все оплаты безналичные (перевод, карта, платёжный оператор), а из учёта видно, кто и за что заплатил. Оплата наличными курьеру при получении (za pobraniem) — это оплата наличными: её нужно провести через кассу или отказаться от такой опции.
Нужно ли печатать чек?
Не всегда. С согласия клиента можно выдать e-paragon и отправить его электронно (например, в приложении или по электронной почте), но онлайн-касса должна это поддерживать. Без согласия клиента бумажный чек обязателен.
Что делать, если касса сломалась?
Без кассы продавать частным лицам нельзя. Варианты: резервная касса или приостановка продаж до ремонта. О поломке вы сообщаете в сервис, а перерыв в учёте документируете. Поэтому в стационарной торговле стоит иметь вторую кассу, хотя бы виртуальную.