2026 год переходный: KSeF (Krajowy System e-Faktur, государственная система электронных фактур) уже обязателен, но за ошибки никто не штрафует. С 1 января 2027 года это заканчивается. Ниже объясняю, за что именно грозят санкции, каковы они и как подготовить фирму, чтобы январь 2027 ничего для вас не изменил.
Напомню сроки: KSeF обязателен с 1.02.2026 для крупных плательщиков и с 1.04.2026 для всех остальных, а штрафов нет до 31.12.2026.
Что действует в 2026, а что с 2027
| Обязанность | 2026 | С 2027 |
|---|---|---|
| Выставление фактур B2B в KSeF | да, без штрафов | да, со штрафами |
| Номер KSeF в банковском переводе (в том числе MPP) | нет | да |
| Фактуры с кассовых аппаратов как фактуры | разрешено | конец |
| Упрощённые фактуры до 450 zł вне KSeF | разрешено | конец |
| Режим offline24 | да | да |
За что грозят штрафы
- выставление фактуры вне KSeF, когда была обязанность (например, отправка PDF вместо системы),
- выставление фактуры в режиме offline без её отправки в KSeF вовремя (на следующий рабочий день),
- фактура, не соответствующая структуре FA(3) или без обязательных данных,
- отсутствие номера KSeF в переводе за фактуру, на которую распространяется механизм раздельного платежа (MPP, mechanizm podzielonej płatności).
Размер санкций
Закон предусматривает денежный штраф до 100% суммы VAT с фактуры, выставленной вне системы, а для фактуры без VAT до 18,7% стоимости брутто. Штраф налагает решением начальник налоговой (naczelnik Urzędu Skarbowego); в законе сказано «до», поэтому налоговая учитывает масштаб и повторяемость нарушений. На практике первые случаи, скорее всего, будут заканчиваться требованием исправить ошибку, а не максимальным штрафом, но проверять это на себе не стоит.
Последствия помимо штрафов
Фактура, выставленная вне KSeF после 2026 года, формально не является фактурой. Покупатель не сможет вычесть по ней VAT, а вы не докажете доход так, как этого требует налоговая. Контрагенты-фирмы будут отказываться принимать PDF, и будут правы. Это большая проблема, чем сам штраф.
Как подготовить фирму: план на 4 недели
- Неделя 1. Аутентификация в KSeF (Profil Zaufany, для spółki форма ZAW-FA), предоставление прав доступа бухгалтерскому бюро.
- Неделя 2. Выбор программы для фактур с интеграцией KSeF, тест в демо-среде, шаблон фактуры с номером счёта.
- Неделя 3. Выставление всех фактур месяца через KSeF, проверка получения входящих фактур от поставщиков.
- Неделя 4. Отработка режима offline24, обновление договоров и внутренних правил (пункт о фактурах в KSeF), информирование клиентов.
У иностранца чаще всего тормозит первый шаг: без PESEL и Profilu Zaufanego войти в KSeF сложнее, поэтому позаботьтесь об этом заранее.
Самая простая защита от штрафов: до конца 2026 года выставляйте всё через KSeF так, будто штрафы уже действуют. Тогда 1 января 2027 года ничего не произойдёт.
Пошаговая инструкция (на польском): KSeF krok po kroku. Внедрение с моей помощью за 2–5 дней: внедрение KSeF от 300 zł. Есть вопросы по KSeF? Запишитесь на бесплатный разговор.
Частые вопросы
Касаются ли штрафы тех, кто не платит VAT?
Да. Освобождение от VAT не освобождает от KSeF. Штраф за фактуру без VAT составляет до 18,7% её стоимости.
А фактуры для частных лиц?
Они вне обязанности: фактуры B2C по-прежнему можно выставлять вне системы.
Что с иностранными фактурами?
Фактуры от поставщиков из-за рубежа приходят вне KSeF. Фактуры для иностранных клиентов вы выставляете в KSeF и передаёте им визуализацию (версию для просмотра).