KSeF (Krajowy System e-Faktur, государственная система электронных фактур) обязателен для всех фирм с 1 апреля 2026 года (для крупных — с 1 февраля). До конца 2026 года штрафов нет, но ждать не стоит: первая фактура в KSeF занимает немного времени, если знаете, куда нажимать. Вот инструкция с нуля для владельцев JDG и spółek z o.o.
Шаг 1. Аутентификация — кто может войти в KSeF
В систему вы входите как налогоплательщик. Владелец JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) входит через Profil Zaufany или квалифицированную электронную подпись. Spółka z o.o. сначала должна дать права физическому лицу — члену правления — через форму ZAW-FA, поданную в Urząd Skarbowy (на бумаге или электронно), либо воспользоваться квалифицированной печатью spółki. Без этого шага правление spółki не войдёт в KSeF, хотя и записано в KRS.
Для иностранца это часто самый долгий этап: Profil Zaufany можно открыть, если есть PESEL и польский банковский счёт, а формы в urzędzie подаются на польском языке. Если что-то непонятно — объясняю по-русски.
Шаг 2. Права для бухгалтерии и сотрудников
После первого входа откройте раздел «Uprawnienia» и добавьте: бухгалтерское бюро (по NIP) с правом получать и выставлять фактуры, сотрудников, которые выставляют фактуры (по PESEL), а если пользуетесь программой для фактур — сгенерируйте токен для интеграции. Права для бюро означают, что фактуры за покупки попадают в бухгалтерию автоматически, без пересылки фотографий.
Шаг 3. Выбор инструмента для выставления
- Приложение KSeF Министерства финансов — бесплатное, хватит при нескольких фактурах в месяц.
- Программа для фактур (например, та, которую даёт ваша бухгалтерия) — отправляет фактуры в KSeF в фоне, добавляет логотип, напоминает об оплатах.
- Система продаж или интернет-магазин — интеграция через API, для e-commerce и фирм с большим количеством документов.
Шаг 4. Выставление первой фактуры
- Выберите «Nowa faktura» и тип: основная (FA), авансовая (zaliczkowa), корректирующая (korygująca).
- Впишите NIP покупателя — система не проверяет названия, поэтому номер должен быть верным.
- Заполните позиции, ставки VAT, срок оплаты и номер счёта.
- Отправьте. Через мгновение фактура получает номер KSeF (35 символов) и дату принятия — это и есть дата выставления.
- Скачайте UPO (urzędowe poświadczenie odbioru, официальное подтверждение получения) — доказательство, что фактура есть в системе.
Шаг 5. Что получает клиент
Клиент-фирма видит фактуру в своём KSeF, отправлять её не обязательно. Но хорошая практика — отправить PDF-визуализацию с QR-кодом: так ему проще провести её в учёте и оплатить. Клиент-потребитель (частное лицо) не имеет доступа к KSeF, поэтому фактуру B2C вы выставляете вне системы или в ней, но передаёте PDF.
Фактуры за покупки — как их получать
Все фактуры от польских поставщиков с апреля 2026 года приходят в ваш KSeF. Настройте уведомления в программе для фактур или проверяйте систему раз в неделю. Зарубежные фактуры (например, Google, Meta, поставщики из ЕС) приходят по-старому — по почте, и их, как и раньше, нужно передать в бухгалтерию.
Корректировки и ошибки
Фактуру в KSeF нельзя аннулировать или удалить. Ошибку исправляете корректирующей фактурой — с привязкой к номеру KSeF первоначальной фактуры. Корректирующей ноты (nota korygująca) со стороны покупателя в KSeF нет. Поэтому перед отправкой дважды проверьте NIP, суммы и ставки VAT.
Режим offline24 — когда система не работает
При сбое KSeF или без интернета вы выставляете фактуру в режиме offline24 (с QR-кодом), а в систему отправляете её не позднее следующего рабочего дня. Стоит отработать это в тестовой среде, прежде чем оно понадобится по-настоящему.
Сроки: 1.02.2026 — обязанность для фирм с продажами свыше 200 mln zł; 1.04.2026 — все остальные, включая освобождённых от VAT; до 31.12.2026 — без штрафов; с 2027 года — санкции и обязанность указывать номер KSeF в банковских переводах.
Чек-лист перед стартом
- Profil Zaufany владельца или ZAW-FA для правления spółki,
- права для бухгалтерского бюро,
- выбранная программа или приложение Министерства финансов, тест в демо-среде,
- номер банковского счёта в шаблоне фактуры,
- порядок получения фактур за покупки,
- план на режим offline24.
Не хотите проходить это самостоятельно? Внедрение KSeF в малой фирме занимает у меня 2–5 дней: внедрение KSeF. Клиенты на абонементе получают обслуживание KSeF в цене ведения учёта JDG.
Частые вопросы
Можно ли удалить фактуру из KSeF, если я ошибся?
Нет. Фактуру в KSeF нельзя ни аннулировать, ни удалить. Ошибку исправляете корректирующей фактурой с привязкой к номеру KSeF первоначальной фактуры.
Нужно ли отправлять клиенту фактуру, если она уже в KSeF?
Клиент-фирма видит фактуру в своём KSeF, поэтому отправлять её не обязательно. Но стоит дополнительно прислать PDF с QR-кодом. Частному лицу PDF нужно передавать всегда — у него нет доступа к KSeF.
Что делать, если KSeF не работает?
Выставляете фактуру в режиме offline24 с QR-кодом и отправляете её в систему не позднее следующего рабочего дня. Штрафов за ошибки в KSeF нет до 31.12.2026.